利用案内 利用申し込みについて

• 「西東京市公共施設予約管理システム」使用者登録方法
• 申し込み方法
• 申し込み受付期間
• 西東京市民の方の施設申込開始日の受付方法について
• 施設の使用区分
• 連続使用期間
• 使用料
• 使用料の納入
• 施設使用料の還付
• 使用内容の変更

「西東京市公共施設予約管理システム」使用者登録方法

西東京市公共施設予約管理システムについて

2014年4月1日より、施設の予約使用には「西東京市公共施設予約管理システム」への使用者登録が必要になりました。「市内」または「市外」の、「個人登録」または「団体登録」の手続きをお願いします。使用者登録には身分証が必要になります。

個人登録

1. 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書
2. 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書別紙
3. 本人であることが確認できるもの（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード、パスポートなど）を本人による提示

• 中学生以下が登録する場合は、保護者が登録申請してください。

団体登録

1. 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書
2. 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書別紙
3. 代表者と担当者の所属確認できるもの（団体名簿、名刺など）を提示。代表者が担当者を兼ねる場合は代表者のみ。
4. 本人であることが確認できるもの（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード、パスポートなど）を本人による提示
5. 登録名簿（図書館,コール田無以外の他施設の登録を同時に申請する場合のみ必要。その他市内団体登録や障害団体登録を行う際の参考様式としてご活用ください。）

• 団体の構成員が中学生以下のみでの団体登録はできません。

その他

障害のある方が登録する場合は、以下の書類をご提示ください。

• 個人登録：障害者手帳を本人による提示
• 団体登録：団体の構成員の半数以上の障害者手帳（コピー可）と団体名簿を提示のみ

社会福祉法人の方は、以下書類をご提出ください。

• 社会福祉法人であることが証明できるもの（施設案内パンフレットなど）

登録届書などは、担当窓口で受け取るか、以下よりダウンロードしてください。
1つの団体での複数登録や虚偽の申請はおやめください。
登録内容に変更が生じた場合は、その都度担当窓口へ届け出てください。

担当窓口

タクトホームこもれびGRAFAREホール（保谷こもれびホール）1階管理事務室（西東京市中町一丁目5番1号）
受付は、休館日を除く午前9時から午後10時まで
休館日は、5、8、11、2月の第2月曜日及び年末年始（12月29日から翌年1月3日まで）
郵送での受付はできません。

様式

申し込み方法

使用施設により申込み方法が異なりますのでご注意下さい。
各施設の空き状況は、「西東京市公共施設予約管理システム」からご覧ください。

パソコン画面：西東京市公共施設予約管理システム
スマホ画面：西東京市公共施設予約管理システム

■インターネット予約対象外施設…メインホール・小ホール・楽屋
保谷こもれびホール窓口(1階管理事務室内)でのお申し込みのみとなります。

■インターネット予約対象施設…リハーサル室・音楽練習室・会議室
市内各施設のロビー端末、ご自宅や職場のパソコン、携帯電話(スマートフォン)からインターネットを通じて「西東京市公共施設予約管理システム」で仮予約ができます。
※インターネットでのお申し込みには、使用者登録時に発行する「使用者登録番号」と「パスワード」が必要になります。また、お申込みから１週間以内に、窓口にて本予約の手続きをお願いします。
※期間内に本予約のお手続きがない場合、お申し込みは自動的にキャンセルとなります。

申し込み受付期間

• 展示コーナー、AVルーム等の利用については電話、窓口にてお問い合わせください。
• 申し込み受付開始日に来られても、保谷こもれびホール、西東京市関連のイベントまたは事業の関係で1年以上前から予約が確保されている日もございます。ご了承ください（メールでのご返答はできません）。

西東京市民の方の施設申込開始日の受付方法について

使用施設により申し込み方法が異なりますのでご注意ください。

メインホール・小ホール・楽屋

毎月1日(1日が休館日の場合は月の最初の開館日)に、施設予約抽選会を保谷こもれびホールのリハーサル室で行います。抽選対象は1年後の予約分です。

[施設予約抽選会の流れ]

1. 午前9時00分～9時10分までに整理番号のついた申請書をリハーサル室入口にて配布
2. 受付の順番を抽選（くじ引き）
3. 番号順に受付開始

[施設予約抽選会注意事項]

1. 抽選に参加できるのは、「市内登録」手続きをされた方のみです。
2. 抽選に参加できる人数は、1団体および1催事につき1人とします（厳守）
3. メインホールと小ホールは、土曜日または日曜日の使用申請は月1回までとします。ただし、土曜日・日曜日と連続して使用する場合は1回とみなします。
4. 催し物の具体的内容が分かる方がお越し下さい。
5. 抽選に間に合わなかった方は、抽選受付終了後、先着順に受付します。
   ※抽選会には「使用者登録証」を必ずご持参ください。「使用者登録証」をお忘れの方は抽選会に参加できませんので十分ご注意ください。
   抽選会当日は、使用者登録及び「使用者登録証」の再発行、登録内容の変更はできません。

リハーサル室・音楽練習室・会議室

毎月1日～7日の間に、市内各施設のロビー端末、ご自宅や職場のパソコン、携帯電話(スマートフォン)からインターネットを通じて「西東京市公共施設予約管理システム」からのみお申し込みが可能です。
抽選対象は3か月後の予約分です。

[インターネット抽選の流れ]

【抽選申込】使用月の3ヶ月前の1日～7日
【抽選処理】使用月の3ヶ月前の8日
【抽選確認・本予約手続き期間】使用月の3ヶ月前の9日～15日
※使用月の3ヶ月前の16日～随時予約開始

[インターネット抽選注意事項]

1. 当選した施設は、「西東京市公共施設予約管理システム」にて確認・振替手続きをした後、保谷こもれびホール窓口にて施設代のお支払等の本予約手続きを忘れずに行って下さい。期間内に手続きをしないと当選が無効になります。
2. 抽選に参加できるのは、「西東京市公共施設予約管理システム」への使用者登録の際、「市内登録」手続きをされた方のみです。
3. 抽選に参加するには、保谷こもれびホールの「使用者登録番号」と「パスワード」が必要になります。

施設の使用区分

※使用時間には準備から後片づけまでのすべての時間を含みますのでご注意ください。

連続使用期間

使用料

別表をご覧ください
施設利用料金

使用料の納入

使用の許可を受けた後に、指定された期日までに納入してください。

施設使用料の還付

すでに納入された施設使用料は原則として還付しません。
ただし、市長が相当の理由があると認めるときの還付率については下記の表の通りです。

なお、使用者の責めに帰さない理由により、使用ができなくなったときは、100％還付します。

使用内容の変更

同一使用日内での使用施設や使用時間区分、入場料金の最高額等については、許可を受けた使用内容の変更ができる場合があります。なお、変更内容によっては、使用料を追加徴収するか、一部を還付します。
※その他、詳しくは電話（042-421-1919）、窓口にてお問い合わせください。